Die Wohnungs­­eigen­­tümer­­versammlung

Haben Sie eine Wohnung zur Selbstnutzung oder zur Vermietung gekauft, steht mindestens einmal im Jahr eine Wohnungseigentümerversammlung an. Bei dieser geht es um die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums. Beschlüsse, die hier gefasst werden, sind somit für alle Eigentümer von großer Bedeutung. Außerdem werden in der Wohnungseigentümerversammlung auch finanzielle Aspekte behandelt. Die Wohnungseigentümerversammlung ist – außer in Ausnahmefällen – eine nicht öffentliche Versammlung. Das bedeutet, dass nur die Wohnungseigentümer und vertretungsberechtigte Personen an dieser teilnehmen können.

Bei der Eigentümerversammlung werden unter anderem Beschlüsse über Instandhaltungsmaßnahmen, Bauarbeiten oder den Wirtschaftsplan gefasst.

Um Wohnungskäufer und neue Eigentümer darüber zu informieren, was auf sie zukommt, haben wir von Immopartner einige wichtige Informationen rund um die Wohnungseigentümerversammlung zusammengestellt.

Welche Themen werden bei einer Eigentümer­versammlung behandelt?

In der Wohnungseigentümerversammlung werden Beschlüsse gefasst, die das Gemeinschaftseigentum betreffen. Zum Gemeinschaftseigentum zählen zum Beispiel der Waschkeller, die Fahrstühle und die Briefkästen. Aber auch die Balkons oder Außenfenster einer Wohnung zählen zum Gemeinschaftseigentum. Sollen der Balkon saniert, Außenfenster ausgetauscht oder ein Fahrstuhl eingebaut werden, muss dies in der Wohnungseigentümerversammlung beschlossen werden. Dafür gibt es mehrere Gründe. Erstens: Balkons sowie Außenfenster können die Optik eines Hauses verändern, womit vielleicht nicht alle Wohnungseigentümer einverstanden sind. Zweitens: Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum gehen mit Kosten einher. Diese können per Beschluss auf die Wohnungseigentümer umgelegt werden. Es ist entweder möglich, die Kosten auf alle Wohnungseigentümer umzulegen oder nur auf diejenigen, die die Maßnahme gefordert haben.

Über die Beschlüsse wird in der Wohnungseigentümerversammlung abgestimmt. Diese wird von einem Verwalter geleitet. Dabei kann es sich entweder um einen externen Verwalter handeln, der von den Eigentümern bestellt worden ist, oder um einen Wohnungseigentümer, der die Hausverwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) übernommen hat.

In der Wohnungseigentümerversammlung haben alle Eigentümer ein Rederecht. Das Rederecht zu einzelnen Punkten darf zwar auf eine gewisse Zeit beschränkt werden. Dennoch müssen alle zu Wort kommen können, die Anmerkungen haben.

Tagesordnungspunkt	Erklärung
Überprüfung der Anwesenheit	Der Verwalter prüft, ob alle Anwesenden berechtigt sind, an der Versammlung teilzunehmen. Falls ein Eigentümer nicht anwesend sein kann, kann auch ein bevollmächtigter Vertreter an seiner Stelle erscheinen.
Feststellung der Beschlussfähigkeit	Es wird festgestellt, ob die Versammlung beschlussfähig ist. Eine Wohnungseigentümerversammlung ist beschlussfähig, sobald ein Eigentümer oder eine vertretungsberechtigte Person anwesend sind.
Offizielle Eröffnung der Versammlung	Nachdem die Anwesenheit und die Beschlussfähigkeit geprüft wurden, wird die Versammlung offiziell eröffnet.
Vorstellung der Tagesordnung und Diskussion	Der Verwalter stellt die Tagesordnungspunkte vor und moderiert anschließend die Diskussion, um einen fairen Ablauf sicherzustellen.
Beschlussfassung	Nach Abschluss der Diskussion erfolgt die Abstimmung über die Beschlüsse. Die Ergebnisse werden den Teilnehmern im Anschluss bekanntgegeben.
Protokollierung der Beschlüsse	Die Beschlüsse werden protokolliert und in die Beschlussfassung aufgenommen.
Schließung der Versammlung	Sobald alle Beschlüsse festgehalten sind, schließt der Verwalter die Versammlung.

Sind bei der Eigentümerversammlung Mehrheiten für die Beschlussfassung erforderlich?

Das neue Wohneigentumsgesetz sieht vor, dass eine Wohnungseigentümerversammlung auch dann beschlussfähig ist, wenn weniger als die Mehrheit der Eigentümer anwesend ist. Sogar wenn nur ein Eigentümer an der Versammlung teilnimmt, kann er im Namen der gesamten Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) gültige Beschlüsse fassen. Dafür müssen nur die Einladungs- und Abstimmungsregeln eingehalten werden. Früher mussten für bestimmte Beschlüsse mehr als die Hälfte oder sogar mehr der Eigentümer anwesend sein, um überhaupt gültige Entscheidungen treffen zu können (Beschlussfähigkeitsquorum). Diese Regel wurde abgeschafft.

Sind Wohnungseigentümer nicht anwesend, sollten sie vorher unbedingt eine Vollmacht an den Verwalter/Wohnungseigentümer ausstellen und in dieser festhalten, wie der anwesende Verwalter/Wohnungseigentümer für sie abstimmen muss. Denn nicht anwesenden Eigentümer ohne entsprechende Vollmacht haben keinen direkten Einfluss auf die gefassten Beschlüsse, auch wenn sie möglicherweise anders entschieden hätten. Das kann für die Abwesenden zu ungewollten Ergebnissen führen.

Fehlende Eigentümer, die keine Vollmacht erteilt haben, können im Nachhinein nichts mehr gegen die gefassten Beschlüsse tun. Ausnahme: Es ist gegen Gesetze oder die Gemeinschaftsordnung verstoßen worden.

Was passiert, wenn ich bei der Wohnungs­eigen­tümer­versammlung nicht anwesend sein kann?

Lassen Sie sich eine Vollmacht ausstellen

Abwesenden Eigentümer können schriftlich festlegen, wie der anwesende Eigentümer/Verwalter bei bestimmten Tagesordnungspunkten abstimmen soll. Dazu müssen sie eine Vollmacht ausstellen. Diese muss klar formuliert sein und kann für allgemeine oder spezifische Entscheidungen gelten. Die Vollmacht muss so gestaltet sein, dass der Eigentümer/Verwalter exakt nach ihrem Willen abstimmen kann.

Achten Sie auf die Form der Vollmacht

Eine Vollmacht muss in schriftlicher Form vorliegen und in der Regel vor der Versammlung an den bevollmächtigten Eigentümer übergeben werden. Der Verwalter der WEG muss die Vollmachten dann vor Beginn der Versammlung prüfen.

Der Eigentümer, der die Vollmachten erhält, ist verpflichtet, gemäß den Weisungen der Vollmachtgeber abzustimmen. Das bedeutet, er darf nicht frei entscheiden, sondern muss die Wünsche der anderen Eigentümer umsetzen. Abwesenden Eigentümer können also Einfluss auf die Beschlüsse nehmen.

Wie wird eine Wohnungs­eigen­tümer­versammlung einberufen?

Eine Wohnungseigentümerversammlung kann durch eine Einladung einberufen werden. Dies macht entweder der Verwalter oder der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates. Die Eigentümerversammlung muss mindestens einmal im Jahr einberufen werden. Die Frist der Einberufung soll nach dem Wohnungseigentumsgesetz mindestens drei Wochen betragen. Bei einer besonderen Dringlichkeit kann die Einberufungsfrist unter Umständen kürzer ausfallen. In der Einladung müssen bestimmte Punkte aufgeführt werden.

Zu diesen zählen

• Vor- und Zuname und Anschrift des Adressaten
• Die Immobilie, für die Versammlung durchgeführt wird, mit vollständiger Adresse
• Versammlungsort
• Uhrzeit
• Tagesordnung

Darüber hinaus können in der Einladung weitere Aspekte aufgeführt werden. So kann darauf hingewiesen werden, dass Eigentümer eine Vollmacht ausstellen können, sollten sie nicht selbst an der Wohnungseigentümerversammlung teilnehmen können. Außerdem müssen mit der Einladung auch die Tagesordnung übersandt werden und die Beschlussfassungen, über die abgestimmt werden soll. Die Einladung darf als Brief, per E-Mail oder Fax versendet werden.

Wer muss eine Einladung zur Eigentümer­versammlung erhalten?

Neben den Wohnungseigentümern müssen gegebenenfalls weitere Personen zur Eigentümerversammlung eingeladen werden. Zu diesen zählen zum Beispiel Testamentsvollstrecker, Zwangsverwalter, Erbengemeinschaften oder gesetzliche Betreuer. Außerdem müssen auch neue Wohnungseigentümer eingeladen werden. Sind diese noch nicht im Grundbuch eingetragen, überträgt der Verkäufer häufig sein Stimmrecht auf sie. Grund dafür ist, dass die Entscheidungen für die neuen Wohnungseigentümer häufig wichtiger sind als für die alten. Möchten sich Eigentümer hinsichtlich eines Aspekts beraten lassen, kann dies auch in der Wohnungseigentümerversammlung erfolgen. Der Berater darf dann allerdings nur für die begrenzte Zeitspanne der Beratung an der Eigentümerversammlung teilnehmen.

Wie sieht die Tagesordnung bei einer Eigentümer­­versammlung aus?

Die Tagesordnung erhält verschiedene Tagesordnungspunkte. Dabei könnte es sich zum Beispiel um folgende Tagesordnungspunkte handeln:

• Tagesordnungspunkt 1: Dachsanierung
• Tagesordnungspunkt 2: Abberufung des Hausverwalters/Kündigung des Verwaltervertrages
• Tagesordnungspunkt 3: Genehmigung der Jahresabrechnung 2024

Die Tagesordnungspunkte und Beschlussfassungen sollten verständlich und nachvollziehbar dargestellt werden. Außerdem müssen auch Informationen zu den zu erwartenden Kosten für einzelne Maßnahmen bereitgestellt werden. Möchten Eigentümer noch einen oder mehrere Tagesordnungspunkte hinzufügen, müssen sie dies rechtzeitig beantragen. Hinweis: Beschlüsse sollte nicht unter dem Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ gefasst werden, da sie sonst anfechtbar sind. Sind in der Tagesordnung Tagesordnungspunkte nicht aufgeführt, die beschlossen werden sollen, gelten diese ebenfalls als anfechtbar.

Welche Informationen erhält das Protokoll der Wohnungseigentümerversammlung?

Ist die Eigentümerversammlung beendet, muss der Verwalter ein Protokoll über diese anfertigen. Dieses erhält Informationen über die Beschlüsse. Das Protokoll muss unter anderem vom Verwalter, einem der Wohnungseigentümer sowie – sofern vorhanden – auch vom Beiratsvorsitzenden des Verwaltungsbeirats unterzeichnet werden. Das Protokoll muss der Verwalter nach der Wohnungseigentümerversammlung unverzüglich (innerhalb von maximal zwei Tagen) anfertigen und zügig den Eigentümern zuschicken. Dabei ist sicherzustellen, dass das Protokoll so rechtzeitig verschickt wird, dass es den Eigentümern spätestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist vorliegt. Die Anfechtungsfrist beträgt einen Monat.

Was hat es mit dem Wirtschaftsplan auf sich, der in der Eigentümerversammlung beschlossen wird?

Der Wirtschaftsplan ist ein zentrales Instrument zur finanziellen Planung einer Wohnungseigentümergemeinschaft und wird in der Regel während der Eigentümerversammlung ausführlich behandelt.

Er dient dazu, die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben für das kommende Jahr festzulegen. Die Erstellung des Wirtschaftsplans ist entscheidend, da er die Grundlage für die Höhe der monatlichen Hausgeldzahlungen der Eigentümer bildet. Diese Zahlungen sichern die Liquidität der Gemeinschaft und ermöglichen die Finanzierung aller laufenden Kosten für die Instandhaltung, Verwaltung und Versicherungen. Darüber hinaus werden im Wirtschaftsplan Rücklagen für zukünftige Ausgaben festgelegt, insbesondere für größere Sanierungsprojekte oder Reparaturen.

Der Wirtschaftsplan bietet außerdem Transparenz, indem dort die verschiedenen Kostenpunkte aufgeschlüsselt werden. So wird für alle Eigentümer nachvollziehbar, wofür ihre Beiträge verwendet werden.

Wieso ist der Wirtschaftsplan für die Eigentümerversammlung von Bedeutung?

Da der Wirtschaftsplan von großer Bedeutung für die finanzielle Stabilität der WEG ist, wird er in der Eigentümerversammlung vorgelegt, diskutiert und von den Eigentümern beschlossen. In der Versammlung haben die Eigentümer die Möglichkeit, Fragen zu den geplanten Ausgaben zu stellen, Vorschläge einzubringen oder Änderungen zu fordern. Nach der Beschlussfassung dient der Wirtschaftsplan als verbindliche Richtlinie für den Verwalter, der dafür sorgt, dass alle Ausgaben im Rahmen des genehmigten Plans bleiben.

Die virtuelle Eigentümerversammlung

Seit dem 17. Oktober 2024 sind virtuelle Wohnungseigentümerversammlungen erstmals zulässig. Dies geht aus Paragraf 23 Absatz 1a des Wohnungseigentumsgesetzes hervor. Wohnungseigentümer haben somit die Möglichkeit zur Beschlussfassung, ohne persönlich anwesend sein zu müssen.

Mit einer Dreiviertelmehrheit der abgegebenen Stimmen können sie beschließen, dass die WEG für einen Zeitraum von drei Jahren ausschließlich als virtuelle Versammlung abgehalten wird. Dennoch gilt bis Ende 2028 die Vorgabe, mindestens einmal pro Jahr eine Präsenzversammlung einzuberufen – es sei denn, die Wohnungseigentümer beschließen einstimmig, auch darauf zu verzichten.

Diese neue Regelung verlangt von den Wohnungseigentümern und Verwaltern, sich auf technische und organisatorische Anpassungen einzustellen. Schließlich muss eine gleichwertige Teilnahme und Ausübung der Rechte bei physischen wie auch virtuellen Versammlungen sichergestellt werden.

Die Gesetzesänderung trägt den Anforderungen an eine zunehmend digitalisierte Gesellschaft Rechnung. Als Vorteil der virtuellen Eigentümerversammlung wird darüber hinaus die erhöhte Flexibilität für Wohnungseigentümer gesehen, die jetzt von Zuhause oder unterwegs teilnehmen können. Auch der Wegfall der Anfahrtswege und die damit mögliche verbundene CO2-Reduktion wird als positiv gewertet.

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